日々の業務を円滑に進めるためには、さまざまな情報を的確に扱わなければいけません。特にエンジニアはインプットする情報が多いため、効率的に情報を整理・活用する術を身に付けておく必要があります。エンジニアの情報整理能力を高める方法を解説します。

情報整理能力とは

情報整理能力とは名前の通り、情報を的確に整理して活用できるようにする力を指します。一般的なビジネスパーソンはもちろん、色々な情報を活用しなければならないエンジニアに求められる能力といえます。

情報を活用しやすい状態にする力

情報を得てもそのままの状態では、業務に活用することはできません。生の情報の中には必要なものだけではなく、必要のない「ノイズ」も混ざり込んでいるためです。

余計な情報をそのまま取り入れてしまうと、何が自分にとって重要なものか判別しづらくなってしまいます。場合によっては間違っているデータを真に受け、誤った意思決定をしてしまう恐れもあるでしょう。 一方、生の情報を上手に整理する力があれば、業務にスムーズに活用できるだけでなく、チームに情報を共有しやすくなるでしょう。

エンジニアにとって重要なスキル

複数人で協調して業務をこなす必要のあるエンジニアの場合も、情報をうまく整理する力はとても重要になってきます。業務に必要な情報とそうでないものを整理し、周囲を協力しながら効率的に作業を進めなければいけません。

特に、タイトなスケジュールで開発を進めるプロジェクトでは、情報管理能力の有無で作業の生産性が大きく変わってくるでしょう。 また、非技術部門と円滑にコミュニケーションを取るには、伝えるべき情報を絞り込む必要があります。事前に情報を整理しておく力は欠かせません。

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エンジニアが情報整理力を伸ばすメリット

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エンジニアが情報整理力を伸ばすメリットとしては、何があるのでしょうか？インプットとアウトプット・組織の生産性という三つの観点から、情報整理力で実現することを確認しましょう。

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情報を効率的にインプットできる

情報整理力を向上させると、業務に必要な情報をスムーズにインプットできるようになります。 情報整理といえば、データをインプットしてから吟味するものと思われがちです。

しかし、何が自分にとって重要なのかをうまく見分けるのも情報整理の一環です。 データを精査する力を付けると、やみくもに情報を集めるよりもノイズの少ないデータを収集できます。結果として効率的に情報の管理ができるようになるでしょう。

アウトプットがスムーズになる

情報整理力を高めれば、情報のアウトプットもよりスムーズになります。必要な相手に的確に伝えられるようになるため、業務が円滑に進むようになり周囲からの信頼も得られるでしょう。 自分はもちろん他者にとっても理解しやすく、有益な情報をシェアできるようになるのが情報整理力を伸ばすメリットです。チームに対するアウトプットがスムーズになれば、全体の作業速度が増し生産性が向上します。

特に、プロジェクトベースで仕事をしているエンジニアにとって、情報を他者に分かりやすい状態にまとめられる能力は重要です。一つ一つの情報を共有する速度が上がった分だけ、プロジェクトの進捗もよくなります。

組織の生産性が向上する

情報整理力が高い人材がいると、有益な情報が素早く共有されます。結果的に組織全体の生産性もアップするのです。 エンジニアそれぞれが情報を吟味する手間が省けるのに加えて、情報の伝達にも時間がかからなくなります。組織にとって本当に必要な活動に、時間を充てられるようになるでしょう。

特に近年は「情報過多の時代」といわれており、あふれる情報に振り回されてしまう人が増えています。エンジニアも例外ではなく、業務に関する情報が多すぎて優先順位を付けるのに時間を取られるケースは珍しくありません。 一人一人が情報整理力を高めれば、組織全体が質の低い情報に振り回されて時間を浪費せずに済みます。

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情報整理能力を伸ばす方法

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情報整理力を身に付けるには、どのような工夫が必要なのでしょうか？多くの方法がありますが、特に効果的な取り組みを三つ紹介します。

全体像を捉える癖を付ける

情報を手当たり次第にインプットするのではなく、まず全体像を捉える癖を付けるようにしましょう。 一つ一つの情報は何のためのものか、全体として何を意味するのか考えることが大事です。情報の全体像が分かれば、その中で重要な要素を見つけられるようになります。

例えば文章の場合、全体として何が言いたいのかを表現した1文があるはずです。それが文章の要点であり、他の文章は枝葉となる情報でしかありません。要点をスムーズに理解できれば、時間をかけて全文を読む必要がなくなるでしょう。

同様に、ビジネスで扱う情報も全てが重要というわけではありません。要点にあたる部分はほんの一握りです。まずは全体像を把握して最も重要な部分はどこかを考えることで、情報整理力が鍛えられます。

ロジカルシンキングを習慣化する

情報を整理するには、ロジカルシンキングのスキルも求められます。情報の全体像を捉えて重要なものをピックアップするには、全体を構成する要素をロジカルに分類できなければなりません。 データを論理的に分解して重要な情報を見極められれば、自分にとって重要なものを見つけやすくなるでしょう。

必要なものとそうではないものの、取捨選択がスムーズになります。 ロジカルシンキングは、反復すれば後天的に身に付けられるスキルです。人事部門やマネジメント層が中心となって社内で講習会を開いたり、外部研修を利用したりして、エンジニアがロジカルシンキングを習慣化できる環境をつくりましょう。

思考や情報を図表に落とし込む

目の前の情報を構造的に捉え重要な部分を抜き出すために、多少手間がかかっても図解してみましょう。情報を図や表に落とし込んでみると、それぞれの要素や役割が把握しやすくなります。 簡単な絵に表すだけでも頭の中が整理されるので、必要な情報を見つけやすくなるはずです。図解によって探す情報を「見える化」する習慣を付ければ、おのずと情報整理力が向上します。

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効率的な情報収集のポイント

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情報をうまく整理するには、まず効率的に情報収集をしなければいけません。無駄なく情報を集めるために必要なポイントを三つ紹介します。

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情報収集は「思考の整理」から

情報収集をする前に、まずは「自分の思考」を整理してみましょう。多くの人は、何を求めているのか曖昧なまま情報に触れています。 分かっているつもりになっていても、実は頭の中で必要な情報が明確化されておらず、余計なデータまで集めてしまうケースは少なくありません。

情報に向き合う前に自分が何を求めているのか、どのような問題を解決したいのかを明確にしておきましょう。ゴールが分かっていれば、何を重視するかも判断しやすくなります。

情報に優先順位を付ける

最も必要な情報とそうではないもの、完全に無視するものなど、収集する情報に優先順位を付けておきましょう。どのような基準でピックアップするか決めておくだけで、収集のスピードが段違いに速くなります。 また、優先度に応じて情報源を選ぶことも大事です。

例えば、企業の公式サイトや研究機関の情報・学術機関の論文などは、信頼に足る優先度の高い情報源といえるでしょう。 一方、表面的な内容をまとめたニュースサイトやSNSは、目的によっては参考程度にとどめておくのが賢明かもしれません。 自分なりに参照できる情報源をまとめておけば、いちいち優先順位を付けずに済むようになって効率的です。

情報を集めすぎない

情報収集に時間をかけすぎたり、収集する情報を増やしすぎたりしないように気を付けましょう。 あるデータの傾向を調べるために情報収集をする場合、1カ月前までの情報を集めるのと1年前までさかのぼるのとでは、かなり労力が変わってくるはずです。 細かい情報まで集めようとすると際限がないので、どこで切り上げるか考えておかなければいけません。

まず情報の全体像を捉え、何が重要な情報なのかを見極めましょう。 最も重要だと思う部分を中心に収集の範囲を広げ、目的を果たせる情報が集まれば十分です。

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情報整理がうまくいかない場合の対処法

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 情報整理力の伸ばし方や情報収集のポイントは分かっても、情報の整理がうまくいかない場合はどうすればよいのでしょうか？ 比較的難易度の低い解決策を、二つ紹介します。

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「捨てる」情報を明確にする

集めるべき情報が膨大になったときは、一度、目的やテーマに立ち返りましょう。その上で少しでも不要だと感じたり優先度が低かったりする情報は、思い切って切り捨てます。 自分の思考を整理し直してゴールを明確にすれば、情報の要・不要を見極められるようになるでしょう。

人によっては情報を切り捨てることに抵抗を感じてしまうかもしれません。しかし、「捨てる」情報を明確にする習慣が身に付けば、自然と必要な情報を絞り込めるようになってきます。

情報整理ツールをうまく活用する

情報整理に手間がかかるときは、専用のツールを活用することで効率的に管理できるようになります。集めるべき情報を見逃してしまったり、余計な情報を収集したりせずに済むようになるのがツールを使うメリットです。

パソコンやスマートフォンにインストールして利用するアプリやビジネスチャットと連携できるツールなど、さまざまな種類があります。目的や導入費用・具体的な管理方法などを基準として、自分に合ったツールを選びましょう。

■ジョブサポートのエンジニア研修

エンジニアの情報整理力を向上させよう

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情報整理力は必要な情報を見極めて、自分や他者が使いやすい状態に整理するスキルです。特にエンジニアは多種多様な情報を使って業務を進めなければならないため、情報をうまく整理する力を付ける必要があります。

情報整理力を伸ばすには、まずは物事の全体像をつかみ、ロジカルに分類できる力を身に付けることが大事です。何が必要なのかを頭の中で整理しつつ、図表に落とし込んでみるとよいでしょう。

情報整理がうまくいかない場合は、当初の目的に立ち返って不要な情報を徹底的に捨ててみる意識が重要です。パソコンやスマートフォンの情報整理ツールもうまく活用して、情報を整理する力を付けましょう。