相手に意図が素早く伝わる文章を書くのが、ビジネスライティングの基本です。ビジネスシーンでは、必要な事柄を必要なタイミングで相手に伝えることが求められます。文学書のように文書自体の美しさを追求したり、凝った言い回しをしたりする必要はありません。自分の意図を的確に伝えるために、とにかく簡潔な表現で分かりやすく書く必要があります。

ただし、ビジネス文書には大きく分けて、社内向けの文書と社外向けのものがあるため、一律の書き方では適切でない場面も出てくるでしょう。前者は社内での報告や連絡、社員に向けた情報の拡散などが目的です。スムーズかつ正確に、自社の人が内容を読み取れるように書く必要があります。一方、後者の社外向け文書は、言葉の使い方をはじめ、相手への敬意も表さなければいけません。文章の簡潔さや正確さに加えて、マナーも求められます。
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エンジニアにも必要な書き方

ビジネス文書を書くスキルというと、営業や事務といった一般的な職種で必要なイメージが強いかもしれません。しかし、技術職であるエンジニアにもビジネスライティングは求められます。エンジニア同士だけでなく、専門外の相手にも必要な事柄を伝える場面が多くあるでしょう。

テキストで相手に自分の意図を伝えるには、文書の書き方に工夫が必要です。エンジニア同士の文書のやり取りでも、誤解が生じるケースは少なくありません。まして専門知識のないエンジニア以外の人に対しては、一層分かりやすく書く必要があります。できるだけ専門用語を使わずに、簡潔な表現を心がけなければなりません。非技術職と比べても、エンジニアにとってビジネスライティングの必要性は高いといえます。

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ビジネスライティングの基本形

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ビジネスライティングには、基本となる「型」があります。好きなように書くのではなく、決まった「型」に当てはめて作成することで、読み手に伝わりやすい文章の作成が可能です。
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PREP法

PREP法とはビジネス文書だけでなく、Webライティングやプレゼンテーションなどでも活用されている手法です。次の要素を整理し、順番に話を展開することで分かりやすい文章を作ります。

Point：結論
Reason：理由
Example：根拠となる具体例
Point：結論

まずは結論を先に述べ、その後に結論に対する理由を記載します。さらに、結論を裏付ける事例を紹介し、最後に結論を繰り返して強調するという流れです。最初に結論を提示するため、相手に何が言いたいのかが伝わりやすいでしょう。

また、結論に至る理由が明確であれば、納得感を与えやすいのが特徴です。根拠の信ぴょう性を高めるために、しっかりと事前調査をして明確な事例を提示できるようにしておきましょう。

SDS法

SDS法は、次の単語の頭文字から名付けられたフレームワークです。

Summary：要点
Details：詳細
Summary：要点

まずは概要を示した後に詳細な説明をし、最後にもう一度要点をまとめます。学生の作文も基本的にSDS法で書くように指導されるので、なじみのある人も多いでしょう。 PREP法と同じく文章の要旨から伝えるため、相手が結論を素早く把握できるのがメリットです。

あらかじめ頭の中で伝えたい内容をまとめておき、文章に落とし込めるように練習しましょう。重要なポイントから伝える文章に慣れておけば、プレゼン資料やクライアントへ送るメールなど、幅広いシーンで役立ちます。

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ビジネスライティングで注意したいポイント

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PREP法やSDS法で文書を書くようにすれば、相手の立場や知識レベルを問わず、的確に意図を伝えやすくなるでしょう。紹介する注意ポイントも意識すると、より明快で分かりやすい文章を書けるはずです。若手、新人エンジニアの成長を阻む人材育成5つの失敗と解決策はこちら

文書の目的を明らかにする

文章を作成する前に、誰に対してどのような内容を伝えるのか、文章の目的を明確にしましょう。当たり前のことに感じられますが、意外に目的を明らかにせず文章を書き始める人は少なくありません。事前に内容を頭の中で要約してから書き始めることで、分かりやすい文章を書けるようになります。

自社のエンジニアに書き方を指導する際にも、まずは目的を明らかにするよう伝えましょう。誰に何を書くべきかを含めて、箇条書きで要点をまとめておくとよりスムーズです。

スムーズに読めるように工夫する

読み手がすんなりと内容を把握できるような工夫も、ビジネスライティングには不可欠です。文章の表現を簡潔にして、1文が長くなりすぎないように注意しましょう。句読点を打つ場所にも配慮が必要です。

たとえ日本語として正しい表現であっても、文章が冗長だったり読み手によって違った意味に感じられる文章だったりすると、意図が正確に伝わりません。曖昧な表現を避けつつ、接続詞の使いすぎや平仮名と漢字のバランスにも注意しましょう。

読み手の立場に配慮する

ビジネスライティングでは、相手の立場によって言葉遣いや言い回しなど、文章のトーンを変える必要があります。特に、社外向けの文書は顧客や取引先が相手になるので、失礼にあたらないよう表現に気を遣いましょう。冒頭の挨拶文や締めの表現も、ビジネスマナーにのっとった表記が必要です。

エンジニアの場合は、専門外の人にも内容が正確に伝わるよう、できるだけ専門用語を使わない文章を心がけましょう。専門的な用語を使わざるを得ない場合、注釈を付けて説明するといった配慮が求められます。

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ビジネス文書の得意なエンジニアを養成する

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ビジネスシーンでは、相手に意図を正確に伝える必要があります。簡潔で伝わりやすい表現を心がけなければなりません。エンジニアが社内・社外に向けた文書を書くときにも、意図を正確に伝えられる書き方が必要です。

ビジネスライティングには、PREP法やSDS法といった基本形があります。型に当てはめて書けば、文章が苦手なエンジニアでも分かりやすい文章の作成が可能です。簡潔に伝えるためのポイントを押さえてライティングの練習を重ねると、書く力が向上します。文章表現やマナーなど相手への配慮も意識して、分かりやすい文章が書けるエンジニアを育てましょう。