文章力の低いエンジニアがいると、社内外の評価が下がりやすくなるため、人事部としても頭が痛いのではないでしょうか。若手、新人エンジニアの成長を阻む 人材育成5つの失敗と解決策

文章力を高めることで仕事の能率が上がり、企業のイメージ低下も防げます。文章力の重要性や、社員の文章力を鍛える方法を解説します。

エンジニアにとって文章力は必須スキル

ITエンジニアの仕事は、ただ黙々とプログラムを書くだけではありません。クライアントと意思の疎通を図ったり、チーム内で的確な情報を使えたりと、文章力を必要とする業務も数多くこなす必要があります。

技術とコミュニケーションの両方が重要

エンジニアには、高いITスキルだけでなく、適切なやり取りを行えるコミュニケーションスキルも必須です。メール・要件定義書・チーム内での指示など、文章力を必要とするさまざまなやり取りの機会が発生します。 IT分野では、難解な専門用語を使用する場面も少なくありません。人によっては異なる意味でとらえていることもあるため、正確に意志を伝えなければ業務に支障をきたしてしまうでしょう。 無駄に長い文章になったり、さまざまな解釈ができる表現になったりすることも、文章力のなさが引き起こす問題です。意味が通じにくい文章は、対外的にも悪い印象を与えてしまいます。若手、新人エンジニアの成長を阻む 人材育成5つの失敗と解決策。

いわゆる「文才」はなくてもOK

ビジネスシーンで交わされる文章に、いわゆる『文才』は必要ありません。必要な情報を的確かつ簡潔に伝えることが、ビジネスで求められる文章力です。 文才とは、面白く感じたり感動を覚えたりする文章を書ける能力です。文才のある人は、豊富な表現や巧みな言い回しを駆使して、人の心を動かす文章を書きます。 一方、文章力とは、最も的確な言葉を使用した分かりやすい文章を書ける能力です。ITエンジニアに限らず、全てのビジネスマンにとって必要な能力と言えるでしょう。

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文章力を上げるために意識させることは

エンジニアの文章力を高めるためには、どのようなことを意識させれば良いのでしょうか。文章を書く際に気を付けるべき三つのポイントを紹介します。

分かりやすい文章を書く

文章力を上げるためには、常に分かりやすい文章を書く意識を持ちましょう。専門用語を減らし、ひらがなを増やすだけでも、相手にとってより読みやすい文章になります。 主語と述語が対応した文を意識することも重要です。日本語は主語がなくてもある程度意味が通ってしまうため、主語があいまいになると真意が伝わらない恐れがあります。 できるだけ具体的に表現することもポイントです。『なるべく早く』ではなく、『今日の19：00まで』のように具体的な数字を使うことで、より分かりやすい文章になります。

読む相手を明確にする

ビジネスで書く文章のほとんどは、読んでもらう相手が決まっている文章です。読む相手を明確にイメージし、相手のレベルに合わせた文章を書けば、相手によって読みやすい文章になります。 例えば、ITに詳しくない人にITの専門用語を並べても、何が書いてあるのか分かってもらえないでしょう。エンジニアにしか理解できない専門用語なら、エンジニアへの文章でのみ使うべきです。 普段使い慣れている専門用語を、相手のレベルに合わせて分かりやすく書き換えることも、それなりの文章力を必要とします。常に読む相手を意識することで、そのうち分かりやすく書けるようになるでしょう。若手、新人エンジニアの成長を阻む 人材育成5つの失敗と解決策。

書いた文章を見直す

文章力を上げるためには、書いた文章を見直すことも大切です。文章を書き終えたら、最低1回は必ず読み返しましょう。 誤字や脱字が見つかるだけでも、十分な見直しと言えます。文章に誤字や脱字があると、適当に文章を書いた印象を与えてしまい、自分や会社の評価を下げてしまいかねません。 他にも、矛盾点や表現が足りない点などを、ひと通り読み直すことで見つけ出しやすくなります。書いた直後ではなく、時間をおいて見直せば、より冷静に文章と向き合えるでしょう。

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文章力を効果的に鍛える方法は

社員の文章力を高めるために有効ないくつかの方法を紹介します。以下に挙げることを社員や企業が実践することで、スキルアップにつながりやすくなるでしょう。

多くの本や文章を読む

文章力を鍛える近道の一つとして、できるだけ多くの文章に触れることが挙げられます。さまざまな本や文章を読めば、正しい言葉の使い方や文章構成を徐々に理解していけます。 語彙力を鍛えられることも、多くの本や文章を読んで得られるメリットです。多くの言葉を知っていれば、より分かりやすい文章が書けるようになるでしょう。 本や文章を読む際は、流し読みではなく、意識的に読むことがポイントです。多くの文章に触れることで良い文章が分かるようになり、文章力向上の糧になっていきます。

上手い人の真似をする、書き写す

スキルの向上を図るには、何事も上手い人を真似るのが効果的です。良い文章を見つけたら、積極的に真似をしてみましょう。 上手い人の文章には、読みやすい理由があります。文の長さ・使われている言葉・話の展開などに注意し、どのような点で読みやすいのかを分析すれば、スキルを高めやすくなります。 文章力を高めるのに、独創性は必要ありません。上手い人の文章を真似る際は、丸ごと書き写す方法が効果的です。

要約をする

文章力を効果的に鍛える方法としては、要約の練習をするのもおすすめです。長くなりがちな文章を短めに要約できれば、より読みやすい文章が書けます。 適切な要約をするためには、多くの部分で言葉の言い換えが必要となるため、語彙力を鍛えられる点もメリットです。 要約の練習をする際は、テーマと結論を意識する必要があります。何について述べるのか、結果的に何が言いたいのか、これらがはっきりしなければ上手な要約はできません。 新聞や本の文章をピックアップし、字数を決めて要約の練習をしてみましょう。字数制限があるSNSに投稿された文章も参考になります。

専門の外部研修を利用する

より効果的に文章力を向上させたいなら、専門の外部研修を活用するのも一つの方法です。外部研修にはさまざまな種類があり、文章力の研修も多くの業者で選択できます。 文章力研修では、文章力指導のプロから、業務で役立つ質の高い文章の書き方を学べます。あらゆるビジネス文書の書き方を学べたり、言葉遣いや日本語の用法などを習得できたりする点もメリットです。 講義だけでなく演習も取り入れることで、インプットした知識をすぐにアウトプットできます。研修費用はかかりますが、社員の文章力を最も効率良く鍛えられる方法です。

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文章の質や説得力が上がるテクニックは

文章力を高めるための手法として、PREP法とSDS法が広く知られています。代表的な二つのテクニックを知れば、自分の伝えたいことがより正確に伝わりやすくなるでしょう。

結論から入るPREP法

分かりやすい文章を書く方法の一つにPREP法があります。PREP法は、最初に結論を述べ、理由や例を挙げて再度結論で締めるテクニックです。 PREP法の名称は、『Point（結論）』『Reason（理由）』『Example（例）』『Point（結論）』の頭文字から付けられています。最初に結論を述べることで、聞き手の集中力を高められる点がポイントです。 結論を一つに絞れるため、話の途中で論点がずれていくこともありません。文書だけでなく、プレゼンの場でもよく使用されるテクニックです。

まず概要を述べるSDS法

『Summary（要点）』『Details（詳細）』『Summary（要点）』の順に伝える文章作成テクニックがSDS法です。同じ内容を、形を変えて計3回伝えます。 PREP法が結論重視で説得力を持つ手法であるのに対し、SDS法は聞き手が理解しやすく、記憶に残りやすい文章を作れるメリットがあります。 SDS法はニュース番組でよく使用される手法です。とにかく内容をしっかりと理解してもらいたい場合は、SDS法が効果を発揮しやすいでしょう。

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エンジニアの文章力もしっかり育成しよう

ITエンジニアには、ITスキルとコミュニケーションスキルの両方が求められます。エンジニアでも、自分の考えや正確な情報を、的確に伝えるべき機会が多いためです。 文章力を鍛えるためには、多くの本や文章を読んだり、文章が上手い人の真似をしたりする必要があります。外部研修の利用も検討し、エンジニアの文章力を積極的に高めていきましょう。

若手、新人エンジニアの成長を阻む 人材育成5つの失敗と解決策。