従業員のマナーが悪い場合、取引先からクレームを受けることがあります。たとえエンジニアであっても社会人ですから、基本的なビジネスマナーは習得しておくことが重要です。ジョブサポートの若手、新人SE・PG向けのJava研修ではビジネスマナーの強化を含めたカリキュラムで実施しています。今回はエンジニアだけではなく他職種でも必須のビジネスマナーを紹介します。

エンジニアに必要なのは技術だけではない

リモート環境での仕事が多くても従業員のビジネスマナーは、企業が評価される重要な要素の一つです。エンジニアだからといって技術だけ磨けばよいわけではなく、ビジネスマナーも大事なスキルと認識する必要があります。

ビジネスマナーも重要なスキル

パソコンに向かって作業することが多いエンジニアでも、社外の人とやり取りする機会は少なからずあるものです。特にSEとして働いている場合は、クライアントとの折衝も重要な業務になります。 社外の人と接する際にビジネスマナーが身に付いていなければ、相手に失礼な印象を与えかねません。ジョブサポートのJava研修でも配属後にチームに迷惑を掛けない人材育成に力をいれています。円滑に業務が進まないのは企業にとっても損失となるため、当事者意識を持って最低限のマナーを習得しておく必要があります。 ビジネスマナーが身に付いていれば、チームにも受け入れられやすくなり結果的に企業の利益につながります。

若手、新人エンジニアの成長を阻む 人材育成5つの失敗と解決策

電話応対についてのマナー

電話応対のマナーはビジネスの基本です。かける場合と受ける場合に分け、覚えておきたいマナーを解説します。若手、新人エンジニアの成長を阻む 人材育成5つの失敗と解決策

電話をかける際に重要なことは

取引先などに電話をかける際は、最初に会社名と自分の名前を名乗り、「いつもお世話になっております」などの短いあいさつを添えます。 「ただいまお時間よろしいでしょうか」「メモのご準備はよろしいでしょうか」など、相手を気遣う言葉も意識しましょう。伝える内容は簡潔にまとめるのがポイントです。 目的の相手がいない場合は、「恐れ入りますが○○様はいらっしゃいますでしょうか」と取り次ぎをお願いします。目的の相手が出たら、再度会社名と名前から名乗りましょう。 電話を切る際は、会話後すぐに切ってしまうと失礼な印象を与えかねません。電話をかける時間帯は、昼食時や営業時間外を避けることが重要です。

電話を受けるときにもルールがある

電話を受ける際は、3コール以内に出るのが基本です。出るのが遅れた場合は、「お待たせいたしました」と一言添えましょう。 電話に出たら、「はい、○○です」と会社名や名前を名乗ります。「いつもお世話になっております」「お電話ありがとうございます」などを添えればベストです。用件を聞く際は必ずメモを取り、間違いがないか復唱して確認します。 電話を切るときは、相手が切るのを待ちましょう。ビジネスでの電話は、かけたほうから切るのがマナーです。数秒待っても切れなければ、自分から切っても問題ありません。

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名刺交換についてのマナー

 ビジネスシーンで初対面の人と会う際は、名刺交換をすることになるでしょう。名刺交換のマナーや、やってはいけない行為を紹介します。

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名刺交換をスムーズに行うポイントは

名刺はすぐに取り出せるよう、カバンのポケットなど分かりやすい場所に入れておきましょう。名刺を差し出す順番は、訪問者から先に渡すのがマナーです。 名刺を渡す際は、名刺入れの上に置き、相手が読める向きで差し出します。会社名と名前を名乗りながら差し出すのが基本です。 差し出す際も受け取る際も、名刺には両手を添えましょう。相手と同時になってしまった場合は、相手の名刺を左手で受け取った後、自分の名刺を右手で差し出します。 相手が複数人いるケースでは、役職が上の人から名刺を渡すのがマナーです。名刺を受け取った後に立ち話をする際は、名刺を胸元の位置で持っていましょう。

こんな名刺交換はやったらダメ

名刺は必ず名刺入れに入れましょう。ポケットや財布から直接出すと、相手に失礼な印象を与えてしまいます。名刺を汚してしまう原因にもなりかねません。 名刺交換の際に、一度も相手の目を見ないこともNGです。名刺にばかり気を取られず、相手の目を見てコミュニケーションを図ることが重要です。 相手との間に机がある場合は、机の横に回り込んで相手の正面から名刺を渡しましょう。やむを得ないケース以外は、机をはさんだり座ったりしたままの名刺交換はマナー違反です。

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訪問や席次についてのマナー

相手の会社を訪問したり、相手を迎えたりする際のマナーについて解説します。アポ取りや訪問後だけでなく、席次に関するマナーも覚えておきましょう。

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打ち合わせのアポ取りや準備について

ビジネスで社外の人に会う場合は、約束を取り付けるのが基本です。初対面の人に会う際は、1週間前にはアポ取りしておきましょう。 電話でアポを取るときには、打ち合わせの用件と所要時間を伝えておくのがマナーです。先方の都合を最大限に考慮し、時間が取れない場合の代替案も用意しておきましょう。 アポ取りの電話は、あくまでも日時を決める目的の電話であり、詳しく話す必要はありません。電話で一方的に話をし過ぎないように注意することも大事です。 相手を訪問する前は、相手企業や担当者についての下調べを行っておきます。アポ取りの電話から約束の日まで時間が空いた場合は、会う前日に再度確認の電話をしましょう。

相手の会社へ訪れた後は

寒い時期に相手の会社を訪問する際は、建物に入る前にコートを脱いでおくのがマナーです。コートは軽くたたみ、片手に持って移動しましょう。 相手と初めて会う同行者がいる場合は、最初に同行者を相手に紹介し、続いて同行者に相手を紹介します。紹介する順番は立場の低い人が先です。 いすに座る際は、荷物をテーブルや空いたいすに置かず、全て床に置きます。資料や名刺は、手の届く場所に置いておきましょう。 自分だけにお茶を出された場合は、どのタイミングで口を付けても大丈夫です。相手も同時にお茶を出されたケースでは、相手が口を付けるまで待つ必要があります。

必ず知っておきたい席次のルール

社外の相手や社内の上役に対する敬意を込める意味で、室内や車内での席次を意識する必要があります。地位の高い人は上座、低い人は下座に座るのが基本です。 会議室では、部屋の奥が上座、出入り口に最も近い席が下座です。資料を配ったりお茶を出したりする際も、上座から先に配ります。 タクシーなどの車内では、運転席の真後ろが上座です。助手席の真後ろ、後部座席の真ん中と続き、助手席が下座になります。

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重要なビジネスマナーはしっかりと習得を

企業で働くエンジニアにとっては、技術だけでなくビジネスマナーも重要なスキルです。社外の相手に好印象を与えることで、会社の評価もアップします。 電話応対・名刺交換・訪問時など、基本的なビジネスマナーをしっかりと身に付けてもらい、マナーにおいても会社に貢献できるような人材を育てましょう。若手、新人エンジニアの成長を阻む 人材育成5つの失敗と解決策