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オンライン研修のメリットと注意点。グループワークもできる

Web会議ツールなどを使ってオンライン研修を行う企業が増えています。オンライン研修を行うメリットや注意点を把握し、オンライン研修を自社で行う場合の参考にしましょう。事前準備やオンライン研修に使えるツールも紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.リモートで行う研修の種類
    1. 1.1.リアルタイムで行う『オンライン研修』
    2. 1.2.自分のタイミングで学習する『eラーニング』
  2. 2.オンライン研修のメリット
    1. 2.1.オフラインよりもコミュニケーションがとりやすい
    2. 2.2.進捗管理がしやすい
  3. 3.事前準備が肝心
    1. 3.1.通信機器の用意と動作確認
    2. 3.2.資料の共有方法を考える
    3. 3.3.運営スタッフの配置
    4. 3.4.参加ルール
  4. 4.効果的な研修にするには
    1. 4.1.オンライン研修に向いている内容にする
    2. 4.2.アウトプットの時間を設ける
    3. 4.3.ツールの機能をうまく活用する
  5. 5.オンライン研修に使えるツール例
    1. 5.1.アンケートが簡単 Zoom
    2. 5.2.URLクリックで参加可能 Calling
    3. 5.3.グループワークで活躍 Miro
  6. 6.オンライン研修でリモート時代の人材育成

リモートで行う研修の種類

近年はZoomなどをはじめとしたさまざまなWeb会議ツールが登場しており、対面と変わらないコミュニケーションをオンラインで行うことが可能です。

それにともない、リモート研修を行う企業も増えてきています。まずは、リモートで行う研修にどのような種類があるのかを把握しましょう。

リアルタイムで行う『オンライン研修』

『オンライン研修』は、基本的に受講者が自分のパソコンやスマートフォンを使ってリアルタイムで行います。Web会議の環境さえあればどこからでも参加できますが、研修時間の統一が必要です。

リアルタイムで行うことで、講師にその場で疑問に思ったことを質問をしたり他の参加者と議論したりしながら研修を進めることができます。

コミュニケーションを取りながら行えるので、研修内容に対する理解をより深めるられる点がメリットです。

自分のタイミングで学習する『eラーニング』

『eラーニング』とは、パソコンやタブレットなどを使いインターネットを利用して学ぶ学習形態のことです。テキスト教材やスライド・録画してある動画などをもとに自主的に学習を行います。

リアルタイムで行うわけではないので、その場で疑問を解消したり他者と交流を図ったりすることはできませんが、受講者の好きなタイミングで学習できるというメリットがあります。

また、繰り返し何度でも受講できるため、納得がいくまで反復学習ができるのも利点です。

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オンライン研修のメリット

オンライン研修にはどのようなメリットがあるのでしょうか。オフラインでの研修との違いや特徴を中心に解説します。

オフラインよりもコミュニケーションがとりやすい

対面のほうがコミュニケーションをとりやすいイメージがあるかもしれませんが、方法によってはオンライン研修のほうがコミュニケーションが円滑になる場合もあります。

例えばオフラインの場合、大勢の前で質問がしにくい・講師が質問者に気づかないといった問題が発生する可能性もあるでしょう。チャットツールを使ったオンライン研修の場合、チャットやボタンで発信・確認ができるためこういった問題が生じにくいのです。

また、オンラインであれば遠方の研修にも参加できるため参加率が上がり、コミュニケーションの範囲も拡大します。

進捗管理がしやすい

直接対面で研修を行う場合、理解のレベルに違いのある参加者が多数いても個々の進捗に合わせて進めるのは難しいという側面もありました。進捗管理のためには、教育担当者から受講者に連絡をとったりヒアリングをしたりという手間が必要です。

オンライン研修には、受講者の学習進捗を個別に管理しやすいというメリットがあります。e-ラーニングと組み合わせれば、受講者の学習状況をデータとして把握することができ理解度の低い部分などを個別に洗い出すことも可能です。

一人一人の理解度に合わせた進捗管理ができれば、理解しないまま次に進むという心配が減るでしょう。参加者全員のレベルを一定以上まで引き上げることができます。

事前準備が肝心

オンライン研修を成功させるには、事前準備をしっかり行う必要があります。どのような準備が必要なのかを具体的に解説します。

通信機器の用意と動作確認

主催者側は、通信機器の用意と事前の動作確認を行いましょう。カメラやマイク・パソコンなどの研修で使う機材はあらかじめテストしておきます。

カメラやマイクの感度や設定によっては、画像や声が不鮮明になってしまうこともあります。また、通信環境が悪かったりパソコンの処理能力が足りなかったりすれば、映像の乱れや停止につながるでしょう。

こうした問題は研修の効率を下げるだけでなく、必要な記録をとれずにやり直すといった事態も招きかねません。パソコンやタブレットなど複数の端末を使いつつ事前に配信環境をチェックしておくと、トラブルを未然に防げます。

資料の共有方法を考える

研修で使う資料は、事前にデータ化して受講者に配布する・研修中にも画面共有で提示できるようパソコンにインポートしておくなどの準備をしておきましょう。

事前に配布しておけば、あらかじめ目を通しておいてもらうことで受講者が講師の話に集中することができるようになり、進行がスムーズです。

また、カメラで資料を映すと、文字がかすんだり受講者の端末の画面が小さいことで見えにくかったりすることもあるでしょう。画面共有をすれば、説明に必要な資料だけをピンポイントで見やすく表示することができます。

運営スタッフの配置

リモート研修を行う場合、受講者側で「接続ができない」「方法がわからない」といったトラブルは頻繁に起こります。このような事態に運営側が一人で対応するのは難しいでしょう。

また、カメラを動かす人や機材を運ぶ人などトラブル対応とは別のスタッフも必要になります。

研修を滞りなく進行できるように、誰がどの役割をこなすのかなど運営スタッフの配置についてもあらかじめ共有し、本番での動きを確認しておきましょう。

参加ルール

研修中に混乱が生じないよう、あらかじめ受講者に対して参加ルールを定めておくこともスムーズな研修のポイントです。

例えば、質問をするという行動一つとっても、オンライン研修では、挙手をして発言する・チャットに書き込むなどさまざまな選択肢が考えられます。

方法が統一されていないと、講師が質問を拾いにくくなってしまいます。質問の仕方や理解できたときのサイン・席を立つときの合図など、あらかじめ想定される受講者側のリアクションについてルール化しておくと進行しやすくなるでしょう。

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効果的な研修にするには

オンライン研修で成果をあげるには、研修内容や進行面でオフライン研修時とは違った工夫が必要になります。効果的な研修にするために、次のポイントを押さえておきましょう。

オンライン研修に向いている内容にする

まず挙げられるのは、オンライン研修に向いているカリキュラムを選択することです。

オンライン研修には、質問がしやすい・ExcelやWordなど端末上でのアウトプットがしやすいというメリットがありますので、それを活かせるカリキュラムで効果を発揮します。また、少人数でのグループワークやディベートも向きます。

反対に、大人数での研修や長時間研修・皆で一つのものを作り上げるようなワークショップ的な研修には不向きです。研修に使うツールやデジタル端末上でアウトプットできる内容を中心に検討しましょう。

アウトプットの時間を設ける

オンライン研修は見られているという意識が希薄になりがちなため、緊張感を維持するのが難しい面もあります。また、カメラ越しでは相手の感情の機微や反応が読み取りづらいため、受講者からのアクションがなければ状況を把握しにくいでしょう。

質問やプレゼンの時間を設けるのはオフラインの研修でも一般的な手法ですが、オンライン研修の場合は特に、アウトプットの時間を意識的に設けるようにしましょう。

オンライン研修におけるアウトプットには、参加者に当事者意識を促す・質問などの行動を通じて受講者の理解度などの状況を把握できるというメリットがあります。

ツールの機能をうまく活用する

オンライン研修は基本的にWeb会議ツールを使って行うことになりますが、このツールの機能をうまく使うことが研修を成功させるポイントになります。

チャット機能やリアクションボタンに加え、その場で簡単なアンケートをとる機能を持つツールもあります。アンケート集計もすぐに行えるので、リアルタイムで受講者の意見を確認することもできます。

その他にもホワイトボード機能など、さまざまな機能が備わっているツールがあります。使える機能を十分に活用して研修の質を高めましょう。

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オンライン研修に使えるツール例

オンライン研修に使いやすいツールを紹介します。研修の目的に合ったツールを選択できるよう、それぞれの特徴的な機能も把握しておきましょう。

アンケートが簡単 Zoom

Zoomはシェア率が高く、参加者のアカウント登録が不要で通信が安定しているなど、多くのメリットがあります。バーチャル背景を表示できるなどユニークな機能も特徴敵で、Web会議ツールとしてよく使われています。

Zoomには投票機能があり、研修中に参加者にアンケートを行うことができます。質問や選択肢の作成もツール内で行うことができ、結果をダウンロードすることも可能です。オンライン研修に使える機能が多い定番のツールといえるでしょう。

Zoom

URLクリックで参加可能 Calling

アカウント登録が不要で、URLをクリックするだけで簡単に会議に参加することができます。事前登録が必要なく当日の飛び入り参加が可能な点や、アカウントの確認などの準備が少なくて済むのは大きなメリットです。

その手軽さから、研修の他に面接や営業といったシーンでも使われています。

後で見返せる録音・録画機能や資料の共有機能、アンケート機能などオンライン研修に欲しい機能が一通りそろっています。ID数や通話時間が無制限なのも特徴で、導入手順も簡単です。

Calling

グループワークで活躍 Miro

海外でのグループワークでよく使われているツールです。他の参加者の行動や視線を追える機能やスクリーンシェア・共同編集できるホワイトボードなどを使うことができます。

ボードのテンプレートが豊富に用意されており、講師や参加者が書き込みをしながら進めるような研修で活躍するツールです。複数人でのディベートや共同作業を行うのにも向いています。

料金は比較的安く、フリープランでも小規模な研修であれば対応可能でしょう。少人数でじっくり行う研修におすすめです。

Miro

オンライン研修でリモート時代の人材育成

リモートワークを導入する企業も増えてきたことで、オンライン研修を行う機会も多くなってきました。オンライン研修のオフラインにはない性質やメリットを把握し、適切なカリキュラムを組むことで研修の効率を高められます。

オンライン研修を成功させるためには、ツールの選定や当日の役割分担・機材の確認といった事前準備も大切になってきます。リモート時代の人材育成のため、オンライン研修についての知識を備え積極的に活用していきましょう。

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