タイムマネジメントで能力や作業効率が向上。今こそ見直したい能力
タイムマネジメントを行うことで、能力の向上や業務の効率化を図れます。単なる時間管理ではないため、仕事の優先順位付けや可視化・振り返りといった作業が必要です。タイムマネジメントの重要性や方法、実践のコツを解説します。
効率、品質を向上させるタイムマネジメント
「作業を最適化するための時間管理」を意味するタイムマネジメントを導入することで、業務効率化や品質の向上を図れます。具体的な意味や重要性を確認しましょう。
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、時間を有効活用して作業効率を向上させることです。限られた時間の使い方を見直し、行動の最適化を図ることを意味します。
スケジュール管理とは本質が違うことに注意しましょう。作業計画を立て、予定通りに業務を進められるようコントロールすることがスケジュール管理です。
一方でタイムマネジメントは、使い道が曖昧な時間をなくし、同じ時間内にこれまで以上の作業量をこなせるようにすることを目的とします。時間とタスクを管理するスケジュール管理とは違い、タイムマネジメントで管理するのは人の行動です。
ワークライフバランス実現の鍵となる
国が推進する働き方改革では、ワークライフバランスの実現が期待されています。ワークライフバランスとは、仕事とプライベートの両方を充実させる生き方のことです。
従業員の残業時間が多くなりがちな日本の企業には、ワークライフバランスを実現するために残業時間の短縮を求められています。
タイムマネジメントができるようになれば残業時間が減り、プライベートをより充実させられるため、ワークライフバランスを実現しやすくなるでしょう。
ワークライフバランスがとれると従業員の勤労意欲も上がりやすくなるため、生産性の向上にもつなげられます。
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仕事の生産性が落ちる原因
タイムマネジメントにおける重要なポイントは、仕事の生産性を向上させることです。生産性はどのようなときに落ちてしまうのでしょうか。主な原因をチェックしておきましょう。
一人で、完璧にやろうとする
与えられた仕事を全て一人でこなそうとすると、余計に時間がかかる可能性があります。生産性を高めるためには人を頼ることも大切です。
キャパシティの限界を超えた仕事量を任されたケースでも一人で処理しようと考えてしまうと、疲労感や焦りが増幅し、さらに時間がかかることもあるでしょう。
仕事のクオリティーにこだわりすぎないことも重要です。完璧に仕上げようとするあまり過剰品質になると、仕事に無駄な時間を費やしてしまうことになります。
成果に対して自己満足になっていないか、立ち止まって確認しながら作業を進めることが大事です。
頼まれた仕事はとりあえず受ける
頼まれた仕事に無理があっても断れない場合、生産性は落ちやすくなるでしょう。仕事量が増えると時間に追われやすくなり、一つの仕事に集中できず時間がかかってしまいます。
頼まれて膨大な量を抱え込むことになった仕事を期限までに仕上げようと焦るあまり、成果物の品質が落ちる恐れもあります。クオリティーの低下は企業の売上ダウンに直結しやすい要素の一つです。
業務前に成果物のイメージをつかめる基準として、「QCDRS」と呼ばれる指標があります。品質レベル・コスト・納期・リスク・サービスの頭文字をつなげたものです。
QCDRSの中でも特に、投入する時間を示す項目「コスト」を意識することが、タイムマネジメントを行う上で重要になります。
具体的な目標を設定していない
仕事に対して漠然とした目標しか掲げていなければ、時間がかかりやすくなるため行動の最適化を図るのは難しくなるでしょう。何を・いつまでに・どのような目的で達成したいのか、数字で示せるものは数値化し具体的な目標を設定することが大事です。
タイムマネジメントで重要な時間設定を行う際は、発揮できる力の100％を少しオーバーすれば済ませられる時間にする必要があります。現実離れした時間を設定してしまうと目標を立てる意味がなくなり、結果的に時間がかかってしまう事態にもなりかねません。
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タイムマネジメントの方法
効率よく時間を使って行動できるようになるための方法を解説します。手帳やノートを使い、実際にタイムマネジメントを実践してみましょう。
タスクを優先度、性質で分ける
効率よく時間を使うためには、与えられたタスクを作業前に全て洗い出し、優先度別に分けるプロセスが重要です。
まずは取り組むべきタスクを箇条書きで書き出し、それぞれに高・中・低などのような優先度を割り振ります。優先度の高いタスクにより時間をかけるようにすれば、時間を有効に使えるでしょう。
タスクを性質で分けるのも有効です。頭を使って集中すべき仕事は、まとまった時間がとれれば短時間で終わるでしょう。いつでもできる仕事は隙間時間に設定できます。
他にも連続した単純作業や時間が拘束される仕事など、性質に合わせてタスクを分類しましょう。
仕事にかかる時間を見積もる
タスクを優先度や性質で分けた後は、それぞれのタスクにかかる時間を正確に見積もる必要があります。所要時間をきちんと割り出せなければ時間が後に押していくため、スケジューリングが意味を成しません。
1日の労働時間を分けて考える際は、タスクに割ける時間だけでなく割り込み仕事の発生に備える時間や移動時間も考慮することが重要です。分かっていること以外にも、あらゆる可能性を想定して余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
タスクを可視化する
スケジュールに従ってタスクをこなしていくのと並行して、タスクを分かりやすいように可視化し進捗状況を常時確認することも大事です。
タスクの可視化には「ロジックツリー」と呼ばれるシステムが役立つでしょう。本来は課題の原因解明や解決策立案に使われるものです。
進捗状況の確認を習慣化すれば、期限内に済まなかった原因を考えるきっかけにもなるため、より効果的にタイムマネジメントを行えます。
タイムマネジメントにより時間が余った場合は、優先度の低いタスクに余剰時間を割り当てれば一気にまとめて処理できるでしょう。
計画と実績にズレがないか確認する
タイムマネジメントを効果的に継続するためには、計画と実績のズレを確かめながら進めていくことも重要です。スケジュールを書き込んだら、1日の終わりにその日の実績を横に書いて比べてみましょう。
予定通りにいかなかった部分がある場合は、なぜ間に合わなかったのかを振り返り翌日以降のスケジューリングに生かします。見直し作業は数日実施して終わるのではなく、仕事がある限り続けていくのが理想です。
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研修に取り入れたいプログラム
社員にタイムマネジメントを上手に進めてもらうためには、研修を実施するのが効果的です。タイムマネジメント研修に盛り込むべきプログラムを押さえておきましょう。
自己分析で現在の仕事のやり方を知る
タイムマネジメントでは、社員それぞれにとってベストなスケジュールを組めるよう現在の仕事のやり方を知っておかなければなりません。
ミスが多く発生しやすい仕事があったり割り込み仕事が頻繁に発生したりするなど、時間がかかりやすい要素の洗い出しと原因究明に努める必要があります。
チームや組織へどのように関わっていくのかを考えることも重要です。貢献できる仕事や自己を成長させるための仕事などを見つけることが大事です。
仕事のやり方やあり方を把握できる自己分析の仕方を研修のプログラムに取り入れれば、社員たちは自身のワークスタイルを理解できるようになるでしょう。
スムーズな仕事の進め方を知る
タイムマネジメントを成功させるためには、重要性の意識付けを行うだけでなくスムーズに仕事を進めるための具体的な方法を示すことも大切です。
優先度の決め方や人に仕事を依頼する方法・割り込み仕事への対処法などを、実戦形式で学べるプログラムであればより実務に役立つスキルを習得できます。
コンサル会社など外部の研修を選ぶ際は、カリキュラムの内容をチェックし基礎と実践がセットになっていることを確かめましょう。
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社員の意識改革で効率のよい業務を実現
タイムマネジメントとは時間を有効活用して業務の効率化を図ることです。うまく進めるためには、タスクの洗い出しや可視化により質の高いスケジュールを組む必要があります。
タイムマネジメント研修を実施すれば、社員へのより早い浸透が期待できます。自己分析や仕事の進め方を学ぶ機会を設け、業務の効率化を実現しましょう。
