会社説明会をインターネット上で行う「Web説明会」を実施している企業が増えています。Web説明会を行うメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。Web説明会を成功させるポイントや、実施のメリットについて解説します。

Web説明会とは

IT企業を中心に、Web説明会を行う企業は増えています。Web説明会とはどのようなものか、まずは概要やメリットについて見ていきましょう。

オンラインで行う企業説明会等

Web説明会とは、簡単に言ってしまえば「Web会議ツールなどを使ってオンラインで行う企業説明会」のことです。

企業の説明会といえば、就活生が開催元の企業や指定の会場へ足を運んで企業の理想や働き方などの説明を受けるのが一般的でした。しかし、近年は会社に足を運ぶことなく、パソコンやスマホから参加できるWeb説明会を行う企業が増えている傾向があります。

参加者が集まりやすくなる

Web説明会にはさまざまなメリットがあります。その中でも大きなものが「参加者が集まりやすくなる」という点です。

参加者は会社にわざわざ足を運ぶ必要がありません。そのため、説明会に参加するための交通費も取られず移動時間や開場での待ち時間もないので、気軽に参加できるようになります。

オフラインで行う説明会は半日ほどの時間が必要なため参加が難しいけれど、Web説明会なら1～2時間、しかも自宅から参加ができるので参加したいという就活生も増えるでしょう。

また、会社が遠方にあり足を運ぶことができない地域の就活生も参加できるため、オフラインでの説明会より参加者を集めやすくなるのです。

URL送付で簡単に招待できる

会社で説明会を開くとなれば、受付や会場の準備・スタッフの手配・場所の確保が必要になります。参加希望者に会場までの地図や資料を送信するといった作業も必要になるでしょう。会社としてもそこそこのリソースを割かなければなりません。

しかし、Web説明会なら参加者にURLを送付するだけで簡単に参加を促すことができます。参加者が入れるだけのスペースの確保や会場での案内も必要ありません。

オフライン説明会と比べて、開催のために割くリソースが少なくて済みます。

内容に合わせて配信方法を選択

説明会を開催するときは、内容に合わせて配信方法を選択しましょう。Web説明会によく用いられる2種類の配信方法について、それぞれの特徴を解説します。

リアルタイムに映像を配信する

まず挙げられるのは、リアルタイムに映像を配信するライブ配信方式の説明会です。参加者の反応を見て、ときには質問を受け付けつつ柔軟に説明会を進行できるというメリットがあります。チャット機能やリアクションボタンなどを使って就活生とコミュニケーションをとることも可能です。

一方で、説明会の最中にトラブルが起こってしまう可能性も否めません。また、映像や音声の不具合への対応・進行サポートのためのスタッフも必要になるなど、ある程度はリソースを確保する必要があります。

録画した動画を配信する

あらかじめ録画した動画を、企業のホームページなどで配信する録画方式の説明会を開くという選択肢もあるでしょう。

その場で就活生の質問に答えることはできませんが、参加者は自分の都合の良い時間に動画を見ればよいので、時間を気にせず参加できるというメリットを提供できます。

また、何度も動画を見ることができるため理解を深められることも利点といえるでしょう。SNSなどで拡散してもらうなど、さらに人が集まるようアクションも期待できます。

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配信するための準備

会場設営ほど大がかりなものではありませんが、Web説明会を行うにも準備は必要です。具体的にはどのような準備が必要になるのでしょうか。事前準備の方法について解説します。

必要なものをそろえる

まずは、Web説明会に必要なものをそろえる必要があります。通常の説明会と同じように説明会のプログラムや資料などは当然必要になりますが、Webで行うからこそ準備しなければならないものもあります。

それは、カメラやマイク・パソコンといった配信機材と配信に使うためのWebツールです。カメラやマイクは、受信側の環境に左右されにくくある程度画質や音質の良いもの、パソコンは処理落ちしない程度のスペックのものが必要です。

説明会に使えるWebツールは多くありますが、その中で内容に即した機能を持ったものを選ぶ必要があります。参加人数や通信の安定性・セキュリティなどの基本スペックの確認はもちろん、録音・録画の機能やアンケート機能などの追加機能についても必要かどうかを検討しましょう。

見え方や声のスピードを確認

本番の配信を行う前に、リハーサルを行っておきましょう。実際の画質や音質、進行などを確認しておくことが重要です。

例えば資料を共有するにあたり、文字や画像が潰れていないかどうか、声はくぐもって聞き取りにくくないか、スピーチの速度は聞き取りやすいかなどといった確認は必須です。

スマートフォンやパソコンなど参加者によって利用する端末が異なる可能性もあるので、さまざまな端末から確認しておくことがポイントになります。

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配信するだけではなく、参加者の声を聞く

リアルタイム配信型のWeb説明会では、一方的に情報を提供するのではなく参加者からのリアクションや意見を取り入れることも必要です。そのためのポイントを具体的に解説します。

チャットで質問できるようにする

オフラインでの説明会とは異なり、Web説明会では挙手や声での質問が難しい場合もあります。参加人数が多いと、質問しても声がかき消されてしまうこともあるでしょう。

この問題の解決策として有効なのが、チャット機能を使って参加者からリアクションや質問を募れるようにしておくことです。

挙手機能やチャット機能を使うことで、参加者からの質問に答えたり反応を見たりしながら説明会を進行できます。

終了後はアンケートを実施

通常の説明会では、説明会終了後にアンケートをとったり、そのまま面接や筆記試験を実施したりといった流れになることが多いでしょう。Web説明会の後に面接や筆記試験は難しくても、ツールの機能を使ってアンケートをとることは可能です。

アンケートの実施や応募フォームへの誘導などを行い、説明会に参加した就活生とのつながりを断たないようにしましょう。

オンライン特有の失敗を防ぐための注意点

Web説明会ではオンライン環境ならではの失敗も起こり得ます。ミスやトラブルを未然に防ぐために、あらかじめ次のような準備と対策をしておきましょう。

カメラオンオフなどのルールを共有する

オンライン環境下で問題となるものの一つが環境音です。集音性の高いマイクを使っていると周囲の音を拾ってしまい、それが原因で発言者の声がかき消されるという問題はしばしば起こります。

人数が多いと、環境音に加え機器のノイズなども混じって騒がしくなってしまうこともあるでしょう。カメラについても同様で、全員がオンにしていると誰が発言しているのかわかりにくくなってしまうこともあります。

チャットに関しても、書き込みが多すぎると確認が難しくなりがちです。こうした問題を防ぐために、発言者以外はカメラやマイクはオフにしておくこと・チャットで書き込んでよいケースなどをルールとして定め、あらかじめ参加者に共有しておきましょう。

Web説明会向きの構成を組み立てる

Web説明会はオフラインの説明会とは性質が異なります。進行プログラムを作る際には、Web説明会向きの構成を組み立てることを意識しましょう。

例えば、質問を募るときに参加者がその場にいれば、指で指したり挙手した人間にマイクを渡したりすることができます。しかしWebではそのようなアクションは難しいため、質問者を特定するために別のルールを設ける必要があります。

資料の説明の仕方や話すスピードなども、Web説明会向けにオフラインの説明会とは変えた方が良いでしょう。参加者が受け取る情報量の違いや環境の違いを意識したうえでコンテンツを作る必要があります。

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さらに魅力を伝えるには？

Web説明会をさらに魅力的なものにするためには、どのような方法があるのでしょうか。オンラインにおける伝え方のポイントを解説します。

社員と会話できる機会を作る

実際に働いている社員はどんな人なのか、働いている人はどんなことを感じているのかは就活生として気になる点です。

そうした情報を就活生がキャッチアップできるよう社員と会話できる機会を設けると、より会社を身近に感じてもらえます。特にWeb説明会の場合、就活生が直接会社に足を運ばないため、会社について得られる情報量はオフラインと比べてどうしても少なくなってしまいます。

情報量の不足を補うために社員との対談時間を長くとり、会社の雰囲気や働き方について直接社員から伝えられるようなプログラムを組み込んでおくとよいでしょう。

資料送付など、積極的に情報を提供

Web説明会では、参加者はカメラに写る画面という限定的な情報しか受け取れないため、オフラインの説明会よりも積極的に情報提供を行う必要があります。

例えば、会社の入り口や受付の風景・オフィスなどの画像は直接訪問するなら必要ありませんが、Web説明会では当然共有しなければ視覚的なイメージが伝わりません。

その他にも、就活生へのアピールとなる魅力的な情報については、積極的に共有できるよう事前に準備をしておきましょう。

説明会が終わった後も、会社の資料送付・申し込みフォームへの誘導やメルマガの配信・SNSの紹介などの追加情報を積極的に共有することで、企業のイメージアップと就活生との接点の維持につながります。

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遠隔でも効果的なアピールが可能

Web説明会を実施する企業はIT企業を中心に増えてきています。Web会議は会場を用意するコストが必要ない点や、遠方の就活生でも参加しやすいといったメリットがあります。

一方で、カメラやマイクの性能など機材への依存度が高く不具合が起こりやすいというデメリットもあります。できる限り快適に参加してもらえるよう、十分な準備を行ったうえで開催しましょう。

Web説明会ならではのポイントをしっかり押さえておけば、インターネット上という情報が限定された環境でも効果的に企業の魅力をアピールすることも可能です。