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オンライン面接の導入方法。担当者が当日焦らないためのコツとは

オンライン面接は急速に広まっており、実施する企業はどんどん増えています。これから実施を予定しているなら、スムーズに取り入れるための導入方法を確認するとよいでしょう。必要な準備や面接官に必須のスキル・トラブル対処法などについて解説します。

目次[非表示]

  1. 1.オンライン面接が注目される理由
    1. 1.1.時代に合った面接方法
    2. 1.2.多くの応募者と出会える
    3. 1.3.録画して別の担当者と共有可能
  2. 2.オンライン面接のポイント
    1. 2.1.面接にふさわしい場所と必要機材の準備
    2. 2.2.面接官のスキル
    3. 2.3.アイスブレイクを取り入れる
    4. 2.4.対面より情報が少ないため質問を用意
  3. 3.応募者への事前連絡も忘れずに
    1. 3.1.履歴書の送付方法
    2. 3.2.メール等で面接の参加手順を説明
  4. 4.通信トラブルに備えておく
    1. 4.1.誤操作、回線の不具合に注意
    2. 4.2.トラブルが起きたときの対処を考えておく
  5. 5.面接システムの選び方と国内ツール例
    1. 5.1.プランと機能の詳細を確認する
    2. 5.2.派遣会社におすすめ『SOKUMEN』
    3. 5.3.オンライン面接に特化『インタビューメーカー』
  6. 6.画面越しでも応募者の魅力を引き出せる

オンライン面接が注目される理由

従来の採用方法では対面による面接が基本でしたが、最近ではオンライン面接が注目されています。実際に取り入れる企業も増えてきているオンライン面接は、どのような点が注目ポイントなのでしょうか?

時代に合った面接方法

オンライン面接が注目されているのは、時代に合った方法だからです。働き方改革が推し進められている昨今、自宅や遠隔地などで働くテレワークといった勤務形態を希望する人が増えています。

このように柔軟性の高い働き方を希望する人材を採用する場合、対面よりオンライン面接が有効です。遠方地に住んでいる・まとまった時間が取りにくいなど事情がある場合も、オンライン面接なら対応しやすいでしょう。

また、社会情勢の変化により、企業と求職者双方ともに濃厚接触を避けたいというケースが増えていることも、オンライン面接の広まりにつながっています。

多くの応募者と出会える

オンライン面接は対面と比べて多くの応募者に会いやすいでしょう。

これまでは優秀な人材がいても、距離がネックとなり面接できないことがありました。しかし、オンライン面接なら距離は関係ありません。

移動時間や交通費を削減しつつ、オフィスから離れた場所でも採用活動ができるのです。また、採用スケジュールの短縮にもつながるでしょう。

録画して別の担当者と共有可能

面接の様子を録画できるのもオンライン面接ならではです。もう1度見返して検討することや、参加できなかった面接官や責任者との共有も簡単にできます。

また、応募者本人が録画した動画による選考という方法も可能です。企業があらかじめ設定した質問に応募者が答える形式で撮影したデータを送信してもらいます。

この方法であれば場所や時間が決まっていないため、より多くの応募者が集まりやすいでしょう。加えて、優秀な人材の見落としを防ぎ、確実なアプローチにもつなげられます。

さらに、録画したオンライン面接の様子は、採用活動だけでなく研修にも利用可能です。面接官のスキルアップや採用ノウハウの資料として活用できます。

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オンライン面接のポイント

同じ面接でも対面とオンラインでは異なる点が数多くあります。その中でも代表的なオンライン面接のポイントを見ていきましょう。

面接にふさわしい場所と必要機材の準備

まず挙げられるポイントは場所と機材の準備です。場所は落ち着いて面接に集中できるスペースを確保しましょう。

この際、音や背景の映り込みなど周囲の影響を受けやすい場所では、オンライン面接に支障をきたす可能性があります。個人情報が漏れないようセキュリティ面も重要です。

また、機材の準備をするときには、セットの仕方にも注意しましょう。カメラは目線よりも上に設置すると威圧感を与えません。あらかじめ映像で明るさや背景を確認するとよいでしょう。

さらに、オンライン面接に便利なシステムの導入も必要です。会議やミーティングにも使えるZoom・Microsoft Teamsなどの他、さまざまな管理機能があり面接に特化しているシステムもあるため、自社に合うものを選びましょう。

面接官のスキル

対面による面接の経験が豊富な面接官でも、オンライン面接だと難しさを感じるというケースも少なくありません。画面越しでは細かな表情や目線が読み取りにくく、判断しにくく感じるからです。

そこでポイントになるのが、面接官のスキルアップです。あらかじめ構造化面接法やコンピテンシー面接といった手法を学んでおくことで、オンラインでも確かな選考がしやすいでしょう。

また、話し方やリアクションの仕方に気を付けることも大切です。対面で面接を行うときより、はっきりゆっくり話すことを意識しましょう。身振り手振りは大きめに、相づちは多めにはっきりします。

加えて、応募者と目線を合わせるには、視線をカメラへ向けることも意識しましょう。

アイスブレイクを取り入れる

本題の面接に入る前にアイスブレイクをしっかり入れることも大切です。応募者の緊張を解きほぐし、できるだけ本来の姿を引き出せるようにしましょう。

アイスブレイクの定番は「雨が降っていて大変な中ありがとうございます」「ここまで迷わずに来られましたか?」といった話題です。しかし、これではそのままオンライン面接には使えません。

同じ天気の話題でも「こちらは雨ですが、そちらはいかがですか?」というように質問すると、オンライン面接でもアイスブレイクとして利用可能です。

また、応募者の現住所にある特産品や観光名所について尋ねるのもおすすめです。ただし、背景に映り込んでいるものを話題にするのは避けましょう。

対面より情報が少ないため質問を用意

対面の面接では表情や身振りなどさまざまな情報を得られますが、オンライン面接ではそれがありません。限られた情報から採否を判断するためには、質疑応答をしっかり行い言語による情報を引き出すことが大切です。

オンライン面接時にスムーズな対話を行うには、事前に質問項目を定めておくとよいでしょう。履歴書を読み込んで質問項目を作成すると、応募者のことをより深く知れるはずです。

また、質問項目を事前アンケートとして応募者へ送付するのもよいでしょう。オンライン面接前に回答をもらうことで、より掘り下げた対話につなげられます。

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応募者への事前連絡も忘れずに

オンライン面接に向けて必要な情報は、応募者へ漏れなく連絡しましょう。事前に連絡があれば、応募者は安心して面接に臨めます。

履歴書の送付方法

オフィスでの面接であれば履歴書を持参してもらえますが、オンライン面接ではそれができません。そのため、事前に履歴書の送付方法をアナウンスしましょう。

この際、紙の履歴書をオフィスへ送付する方法もよいですが、手書きと郵送の手間が必要なことにより応募者に敬遠されるかもしれません。また、採用担当者自身も在宅勤務の場合、郵送では履歴書を確認できないこともあります。

そのようなときにはメールによる提出を指定し、ファイルとして履歴書を送付してもらいましょう。手間を省きつつ確実に履歴書を受け取れます。

メール等で面接の参加手順を説明

応募者側でも面接の用意が必要なため、メールで参加手順について説明することも大切です。例えば、下記の内容を事前に知らせます。

  • 面接日程
  • 使用するツール
  • ログインURLやパスワードなどツールの利用に必要な情報
  • オンライン面接の注意点
  • 緊急連絡先

オンライン面接に使うツールの中には、アプリのインストールといった事前準備が必要なこともあります。迷わず準備できるよう、手順を分かりやすく記載しましょう。

また、参加手順についての説明は、どの応募者へ対してもほぼ同じ文面で送付します。そのため、テンプレートを作成するとやり取りの効率化につながるでしょう。

さらに、オンライン面接はスマホでも対応しているかといったよくある質問も、事前に知らせるとスムーズです。

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通信トラブルに備えておく

インターネットを使い実施するオンライン面接では、通信トラブルに見舞われることがあります。万が一の事態に備え注意することが大切です。

誤操作、回線の不具合に注意

安定した通信環境が確保されているとしても、通信トラブルのリスクはつきまといます。そのため、回線の不具合や機器の誤操作による通信の切断には注意しましょう。

通信が切断されてしまえば面接もできません。誤操作であればすぐに復旧するかもしれませんが、回線自体のトラブルとなると日程を改めて面接をし直す必要があります。

また、トラブルの対応に時間がかかり過ぎ、思うように面接が進まないこともあるため注意が必要です。想定されるトラブルを事前に洗い出し共有することで、スムーズに対応しやすいでしょう。

トラブルが起きたときの対処を考えておく

どれだけ備えていてもトラブルが起こる可能性はあります。そこで、万が一トラブルが発生したときのための対処法も考えておきましょう。

例えば、他の面談ツールや電話面接へ切り替える方法や、リスケ候補日をあらかじめ定める方法が代表的です。

また、トラブルが起きたときの対応は、応募者とも共有しましょう。事前メールか面接の冒頭で伝えるとスムーズです。

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面接システムの選び方と国内ツール例

オンライン面接に利用できるシステムはたくさんあります。数ある中から自社にぴったりのシステムを選べるよう、選び方とおすすめツールをチェックしましょう。

プランと機能の詳細を確認する

面接システム選びでは、まずプランの内容について確認しましょう。無料で使えるプランもたくさんありますが、機能に制限があるケースも多いからです。

例えば、時間・参加人数・発行できるミーティング数が制限される場合があります。制限内で十分な面接ができるなら無料プランでもよいですが、不十分な場合には他のシステムや有料版を検討しましょう。

他にも、面接の実施方法に合わせて必要な機能を満たしていることを確認します。録画機能・カレンダー連携機能・応募者管理機能など、それぞれの使い勝手を確認した上で選ぶことが大切です。

派遣会社におすすめ『SOKUMEN』

派遣会社のオンライン面接に向いているのは『SOKUMEN』です。

月額1万9800円というリーズナブルな価格で同時に最大3部屋まで面接ルームを作れます。費用を抑えられるため、オンライン面接を導入しやすいでしょう。

また、面接用URLを発行し応募者へ自動送信するだけのため、手間も最小限です。

ルーム追加やグループ面接・電子契約といった機能を利用したいなら、オプション料金月額1万円でそれぞれ追加できます。

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オンライン面接に特化『インタビューメーカー』

パソコンはもちろんスマートフォンによる面接にも対応している『インタビューメーカー』は、オンライン面接に特化したシステムです。1対1はもちろんグループでの面接にも対応しています。

また、面接に必要な機能が豊富にそろっているのもインタビューメーカーの特徴です。

例えば、1週間分といった複数の面接予定のURLを一括で取得できる機能の他、応募者とやり取りできるチャットなどを備えています。

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画面越しでも応募者の魅力を引き出せる

働き方改革や急激な社会情勢の変化により、オンライン面接は広がりを見せています。表情やしぐさといった非言語情報が読み取りにくいオンライン面接を、苦手に感じる面接官もいるでしょう。

そのようなときポイントになるのは、話し方や質問の仕方などを意識するということです。同時に、万が一の通信トラブルにも備え、電話の利用や別日程の提案をしておくと安心できます。

また、自社で使いやすい機能を備えたシステムを選ぶことで、さらにオンライン面接を取り入れやすくなるでしょう。

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